Fagerroos Ky

Y 2009954-6


Tietosuojaseloste



1. Rekisterinpitäjä


Fagerroos Ky


Yrityksen kotipaikka: Lempäälä

Yrityksen palveluksessa:

Hammaslääkäreitä: 1 kpl: omistajayrittäjä

Erikoishammaslääkäreitä: -

Hammashoitajia: -

Suuhygienistejä: -

Välinehuoltajia: -

Palveluneuvojia: -

Hallinnon henkilökunta: 1 kpl, omistajayrittäjä


Keskitetyt potilasrekisterit yrityksissä:

Oral Hammaslääkärit, Koskikeskus 4 krs., Hatanpäänvaltatie 1, 33100 Tampere

Porin Hammaspiste, Itsenäisyydenkatu 39B, 28100 Pori


www-sivut:

www.hammasfagerroos.fi



2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa


Anna-Leena Fagerroos, hammaslääkäri, terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja


Postiosoite:Fagerroos Ky,

c/o

Oral Hammaslääkärit, Koskikeskus 4 krs., Hatanpäänvaltatie 1, 33100 Tampere

anna-leena.fagerroos@oral.fi


Porin Hammaspiste, Itsenäisyydenkatu 39B, 28100 Pori



3. Rekisterin nimi:

Fagerroos Ky:n potilasrekisteri



3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste


Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella voimassaolevaan lainsäädäntöön, jolloin oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.


Fagerroos Ky tallentaa potilastiedot suun terveydenhuollon palveluja tuottavien palvelu-, yhteistyö- ja/tai vuokrasopimusyhteistyökumppaneidensa keskitettyihin potilasrekistereihin, jotka ovat teknisesti yhteiskäytössä Fagerroos Ky:n ja potilaan luvalla myös toimipisteissä työskentelevien muiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palveluntuottajina tai työsuhteessa Fagerroos Ky:n palvelu-, yhteistyösopimus- ja/tai vuokrasopimusyhteistyökumppaneiden tiloissa



4. Rekisterin käyttötarkoitus:


Rekisterin käyttötarkoitus on ensisijaisesti potilaiden suun terveydentilan tutkiminen sekä siihen liittyvän hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta


Rekisterinpitäjän potilasrekisteri sisältää seuraavat osarekisterit:


- Ajanvarausrekisteri

- Potilaskertomustiedot

- Röntgenkuvausrekisteri

- Laskutusrekisteri


5. Rekisterin tietosisältö


Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:


Potilaan perustiedot


- nimi

- henkilötunnus

- kieli

- kotikunta

- yhteystiedot

- potilaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen potilaan huoltaja

- asiakkaan antamat muut lisätiedot



Potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot


- esitiedot ja lähtötilanne

- hoitotiedot: hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi

- kliinisen ja radiologisen tutkimuksen tulokset

- lääketieteelliset riskitiedot

- suu- ja leukasairauksien seurantaan ja hoitoon liittyvät tiedot

- todistukset, lähetteet, lausunnot, päätökset

- merkinnän tekijän ja potilasta hoitaneiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden:

nimi, asema ja ajankohta


Hallinnolliset ja potilaslaskutukseen liittyvät tiedot


- ajanvaraustiedot

- laskutustiedot

- työpaikkahammashoitoasiakkaiden osalta työnantajan perustiedot

- muita asiakkuuteen liittyviä tietoja kuten mahdollinen etuasiakkuusryhmä, asiakkaan antamia rajoituksia tai toivomuksia palveluihin liittyen



6. Säännönmukaiset tietolähteet


Kansallinen reseptikeskus ja potilastiedon arkisto

Asiakkaalta itseltään kerätyt tiedot (kirjallinen anamneesilomake, suullinen haastattelu): Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan tai hänen huoltajansa ilmoittamien tietojen sekä tutkimusten ja hoitojen yhteydessä syntyvien tietojen perusteella.

Työpaikkahammashoidon sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden osalta työpaikkahammashoitoon liittyvien tietojen muutokset saadaan työnantajalta. Tietoja tarvitaan, jotta voidaan varmistua siitä, että työterveyspalveluja annetaan ainoastaan niihin oikeutetuille ja että laskutus kohdistuu oikein.

Ostopalvelusopimuksen perusteella hoitoon tulevien henkilöiden osalta tietoja voidaan saada toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä tai terveydenhuollon ammattihenkilöltä.

Lähetteellä tulevien asiakkaiden kohdalla lähettävän tahon antamat tiedot



7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


7.1 Säännönmukaisia luovutuksia ja tietojen siirtoja:


-eRa-ohjelmiston välityksellä reseptikeskukseen tiedot lääkemääräyksistä

-eRA-ohjelmiston välityksellä potilastiedon arkistoon tiedot informoinnista, mahdolliset suostumustiedot sekä palvelutapahtuman tiedot

-Kelalle tiedot sv-korvatuista toimenpiteistä

-Lähetteen sekä tutkimus- ja hoitomääräysten tiedot


7.2 Tarvittaessa luovutuksia

-Potilaan pyynnöstä potilastiedot (henkilökohtaisesti vastaanotolta etukäteen tilaten ja noutaen ja/tai luotettavalla tavalla henkilöllisyys tunnistaen ja potilasasiakirjojen luovutuslomake allekirjoittaen toimitus ensisijaisesti potilaan kotiosoitteeseen tai potilaan valtuuttamaan jatkohoitopaikkaan )

-Mikäli potilaan luvalla käytetään sähköpostia, voidaan osa potilastiedoista (esim. röntgenkuvat ja hoitokäynteihin liittyviä viestejä) luovuttaa salatun sähköpostiyhteyden välityksellä.

-Potilaan pyynnöstä (henkilöllisyyden tunnistus ja potilasasiakirjojen luovutuslomakkeen allekirjoitus) tai viranomaisen määräyksellä potilastietoja kolmannelle taholle

-Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista

-Vakuutusyhtiöille tapaturmailmoitus


Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä on elinikäinen salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan suu- ja leukasairauksien hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan suu- ja leukasairauksien hoidon toteutukseen osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt -Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä

Potilaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille (esim. toinen terveydenhuollon toimipiste) vain potilaan luotettavan tunnistamisen jälkeen ja potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.



8. Rekisterin suojauksen periaatteet


8.1 Manuaalinen aineisto

Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain siihen oikeutetuilla henkilöillä.


8.2 ATK:lla käsiteltävät tiedot


Tietojärjestelmissä olevia potilasrekisteritietoja ovat oikeutettuja käyttämään ainoastaan ne työntekijät tai ammatinharjoittajat, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä potilastietoja. Kullakin käyttäjällä on teknisesti suojattuihin järjestelmiin työtehtävien mukaan määritelty käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasana tai toimikortti


Vastaanotoilla tehdään omavalvontaa asiakastiedon salassapidon ja tietojen suojaamisen varmistamiseksi lain velvoittamalla tavalla. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla.


Vastaanoton, järjestelmään liittyvien palveluntuottajien sekä järjestelmää ylläpitävien teknisten yhteistyökumppaneiden välillä on laadittu GDPR:n vaatimusten mukaiset yhteistyösopimukset. Järjestelmiä ylläpitävät terveydenhuollon palveluja tiloissaan tuottavat yritykset vastaavat GDPR:n toteutumisesta omassa toiminnassaan ja palveluksessaan olevan henkilöstön osalta.



9. Rekisteröidyn oikeudet


Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Fagerroos Ky:n potilasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö ja potilasasiakirjakopioiden tilaus tapahtuu ensisijaisesti henkilökohtaisen käynnin yhteydessä toimipisteessä, jolloin käynnin yhteydessä henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisen henkilöllisyystodistuksen ja henkilökohtaisten tietojen tarkistamisen avulla tai toissijaisesti puhelinsoitolla ja kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen toimitetulla allekirjoitetulla asiakirjalla (potilasasiakirjojen luovutuslomake, henkilölllisyyskorttikopio) joiden perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tietojen korjaamista. Vastaanotto korjaa ilman aiheetonta viivytystä vain sellaiset tiedot, jotka ovat lainsäädännön mukaan mahdollista korjata jälkikäteen.

Korjauspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle toimitetulla allekirjoitetulla asiakirjalla. Pyyntö on perusteltava.

Asiakkaalla on oikeus tulla unohdetuksi ja poistattaa tiedot vastaanoton asikasrekisteristä vain niiden tietojen osalta, joita vastaianotton ei lakisääteisesti tarvitse säilyttää tai joita vastaanotto ei enää tarvitse niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä käsiteltiin.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa varten.



10 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Potilastietojen säilytysvelvollisuuksiin vedoten asiakkaan tietoja ei voida siirtää toisen rekisterinpitäjän järjestelmään. Asiakkaalla on oikeus saada tiedoistaan kopiot


10.1 Lisätietoja:


Potilaslaki ja tietosuoja:


Yksityisyydensuoja:


Tietosuojalaki


Rikoslaki ja rekisterimerkinnät


Ihmisoikeudet